تلخيص اساسيات الادارة المستوى الرابع

مفهوم الدافعية :عبارة عن تفاعلات وتوترات داخلية لتحدث له نتيجة بشعوره بحاجته الى شيء ما وقد يكون هدا الشعورفطريا مثل حاجته الى الطعام والشراب وقد يكون مكتسبا *علل :ينقى موضوع الدافعية اهتماما كبيرا من المديرون والمختصين في اداراة الاعمال؟ لان الدافعية دات صلة وطيدة بالكفاءة الانتاجية والاداء لدى العاملين *مراحل الدافعية 1)الشعور بالحاجة يبدا الانسان بالتوتر بسبب نقص او حرمان فتولد توترا او عدم الارتياح 2)السلوك لاشباع الحاجة :يبدا الانسان بالقيام بنشاط بهدف اشباع الحاجة بهدف ازالة التوتر وتنميتة هادفا 3)الاشباع :هي الاستمرار بالقيام بالنشاط حتى يشبع حاجته مما يودي الى شعوره بالارتياح وهدا الارتياح يكون موقتا *الحاجة :شعور الفرد بنقص مما يسبب له حالة من التوتر ويسعى لازالة هدا التوتر *الدافع :هي الحالة الداخلية او النفسية التي تشير الى سلوك الفرد وتوجه نحو اشباع حاجة او تحقق هدف ما* الحافز :وضع خارجي مادي او معنوي يدفعنا لعمل ما سلبي او ايجابي
*اهمية الدافعية 1-بناء نظام مناسب للتحفيز يساعد على التوجيه نحو العمل 2-تحقيق الانتماء الى الموسسة 3-تنفيد مهامتهم بما يتناسب مع اهدافها ومصالحها*فوائد الدافعية :1-زيادة نواتج العمل 2-تخفيض تكاليف من خلال نسبة التكاليف 3-تنمية روح التعاون بين العاملين 4-جدب العاملين للموسسة 5-تحسين صورة الموسسة*كيف كان التحفيز في الاسلام 1-دفع الناس الى الخير والعمل 2-تحديرهم من الشر والفشل 3-جعل الله الجنة درجات ويدخلها حسب عمله
*وضح العلاقة بين الدافعية والاداء؟ هناك علاقة ايجابية بين الدافعية والاداء فكلما زادت الدافعية×القدرة×ظروف العمل =الاداء.*الاداء القدرة على تحقيق اهداف الموسسة باستخدام الموارد المتاحة باسلوب يتصف بالكفاءة والفاعلية *تقييم الاداء :هو رصد دوري يبين مستوى الاداء للفرد ونوع سلوكه مقارنة مع المهمات الموكله له .*اهمية تقييم الاداء 1-معرفة جوانب الضعف والقوة للعاملين 2-ليتم اعتماده عند وضع نظام الحوافز في المؤسسة 3-يعتمد عليه فيما يتعلق بعملية النقل والترقية *علل: يعتبر الاداء الوظيفي من اهم تغيرات العمل لانجاح المؤسسة او فشلها يعتمد من الدرجة الاولى على اداء العاملين *من السؤول عن عملية التقييم ؟1-المشرف المباشر 2-الزملاء3-الفرد نفسه *ما العوامل التي تؤثر في اختيار اسلوب تقييم الاداء 1-طبيعة عمل المؤسسة 2-حجم المؤسسة 3-طبيعة العمل الدي يمارسه الفرد*اساليب تقييم الاداء 1)طريقة المقال المكتوب:هي الطريقة التي تعتمد على المقيم في كتابة تقرير يصف فيه جوانب القوة والضعف ومهارات الفرد بالاضافة الى اقتراحات ونصائح لتحسين وتطوير الاداء
*عيوبه :1-اختلاف طريقة كتابته من شخص الى اخر 2-يصعب المقارنة بين العاملين
*ميزاته :1-ابسط انواع التقييم 2-لا يحتاج الى خبرة وتدريب عالي للانجاز 2)طريقة المقارنة بين العاملين :تقوم على مبدا المقارنة بين اداء الافراد المقيميين ويوجد اكثر من طريقة للمقارنة أ)-طريقة الترتيب البسيط :هي طريقة يقوم وفقها المقيم بترتيب الافراد تنازليا او تصاعديا بناء على درجة وجودة الصفة المقاسة اليه *خصائصها 1-تستخدم في المؤسسات صغيرة الحجم 2-يركز المقيم على صفة واحدة للمقارنة ب)طريقة المقارنة الثنائية :مقارنة الفرد مع العاملين في المجال نفسه لمعرفة ايهما اكثر كفاءة .*عيوبها :1-يصعب استخدامها في المؤسسات الكبيرة *كيفية استخراج عدد المقارنات =(ن-1)÷2 ن=عدد الافرادج)طريقة التوزيع الاجباري :يعتمد على ان كل ظاهرة تميل الى التمركز حول متوسطها الحسابي بينما تقل طرفيها الادنى والاعلى –حيث يتم توزيع الافراد المراد تقييمهم على عدة درجات بصورة اجبارية .*مثال:يتم توزيع العاملين الى 5درجات 100%ممتاز80%جيد جدا50%مقبول 20%سيء*عيوبها 1-عدم عدالة التقييم 2-فهي تلزم الرؤساء باعطاء تقييم لبعض الافراد اعلى مم يستحقون.3)طريقة التدرج البياني : يعتمد هدا الاسلوب على تحديد عدد من المهمات او الخصائص المساهمة في الاداء .
*طريقة التقييم :يتم تقييم كل فرد وفقا لدرجة امتلاكه لهده الصفات او الخصائص بناءا على على مقياس بياني محدد مسبقا .*مثال:كمية الانتاج ونوعيته ،المعرفة بالعمل والتعاون والابداع:يتم تحديده بناءا على الوصف الوظيفي .*الوصف الوظيفي:هي عبارة عن قائمة مكتوبة تبين المهمات والواجبات التي يقون بها الموظف *المواصفات الوظيفية :هي قائمة مكتوبة تحدد الحد الادنى من المؤهلات والتي يجب ان يمتلكها الفرد للاشغال الوظيفي .4)طريقة المواقف الحرجة :تعتمد على تجميع اكبر قدر ممكن من الوقائع والمواقف التي تؤثر بصورة كبيرة في كفاءة الاداء (سواء السلبية او الايجابية)والتي تؤدي الى نجاح العمل او فشله .-*يتطلب ان يقوم الرئيس المباشر تسجيل الوقائع فور وقوعها خشية من نسيانها5)طريقة الترتيب المعتمد على السلوك:يتم تقييم الفرد بناءا على مدى امتلاكه للصفات المطلوبة وسلوكه المتوقع في العمل بحيث تكون هده الصفات او السلوكات مرتبطة بمتطلبات العمل الاساسية*مثال (يريد شخص ان يقيم سكرتيره مع الزائرين في مكتب المدير باستخدام هده الطريقة *اولا :يحدد الصفات والسلوكات التي تجعلك تعطي تقييم ممتاز او جيد جدا او ضعيف*علاقة تقييم الاداء وعلاقتها بنظم المعلومات :من خلال استخدام قواعد بيانات وشبكات اتصال من اجل الحصول على بيانات ومعلومات خاصة باداء العاملين ومقارنة سلوك العاملين مع بعضهم امر سهلال*امثلة (يستطيع رئيس قسم الحسابات المسؤول عن امين الصندوق في معرفة عدد المعاملات التي انجزها وقيمة المبالغ التي استلمها في اي لحظة.*علل كثير من موسسات نظم المعلومات وبرمجيات خاصة بتقييم اداء العاملين لديها لزيادة الكفاءة وعملية تقييم الاداء التي بها العديد من الامكانيات وهي: *فوائد نظم المعلومات في عملية التقييم 1-تحديد معايير الاداء للعاملين 2-تحديد التاريخ الدي يجب ان يتم انجاز العمل قبله 3-تشجيع التغدية الراجعة المستمرة بين العاملين والمديريون 4-تزويد المديرين بالتقارير الدورية والاستثنائية 5-التوثيق حيث تعتبر هده النظم بمثابة توثيق قانوني للاجراءات التي يقوم بها العاملون والمديرون من خلال هده النظم .*نظريات الدافعية 1)-نظريات المحتوى الدافعي (ان الحاجات تسبب توترا تؤثر في سلوك الافراد ويصبح من واجب المدراء تهيئة الظروف التي يسمح باشباع الحاجات الاكثر هيئة لدى الافراد.(أ)-نظرية تدرج الحاجات (ماسلو)1-الحاجات الفسيولوجية :نقطة البداية في نظرية تدرج الحاجات وهي الحاجات :الاساسية التي يجب تلبيتها من اجل ان تستمر حياة الفرد كوجود الطعام والشراب والنوم وعند اشباعها بصورة معقولة تتولد الرغبة لدى الفرد.2-حاجات الامن :حماية الفرد من المخاطر كالحوادث الحريق وفقدان الوظيفة التي تسبب له عدم استقرار حياته او اي خطر يهدد عمله.3-الحاجات الاجتماعية :الرغبة في بناء العلاقات مع الاخرين والحاجة الصدقات (اقامة حفلات ومناسبات متعددة ).4-الحاجة الى التقدير:حاجات الفرد الى تقديره بنفسه وتقدير الاخرين له(تبرع لبناء مسجد)5-الحاجة الى تحقيق الدات :هي تشتمل على ادراك القدرات الكامنة في الفرد وتحقيق الانجازات الهامة واستمرار النمو الشخصي.مثال(شخص يريدان يصبح المركز الاول في الاولمبيات *فرضيات 1-ادا تم اشباع حاجة ما فانها لا تعود دافعا للسلوك 2-الحاجات لا تصل الى الاشباع بصورة مستمرة بل هي مؤقته 3-الحاجات العليا لا يكون تاثير ادا لم يتم اشباع الحاجات الدنيا4-الحاجات غير المشبعة تؤدي الى الاحباط ويسعى الفرد للتخلص من هدا الاحباط عن طريق اشباعها .س)مادا يحدث عندما لا يتمكن الفرد من اشباع حاجته داخل الموسسة؟ يلجا الفرد الى السلوك احد الطريقتين 1)السلوك البناء الايجابي (يقوم باشباع هده الحاجات خارج الوظيفة ) 2) السلوك الدافعي السلبي(العدوانية التخريب في العمل،ترك العمل ،اللا مباله) (ب)نظرية العاملين فريدريك هيزبيرغ)- العامل الاول:العوامل الوقائية :هي تلك العوامل الموجدة في المحيط الوظيفي وليس في طبيعة العمل نفسه(سياسات الموسسة ،الاشراف المستمر،العلاقات الانسانية،ظروف العمل المادية الجيدة ،ومدى الامن الوظيفي الفدي يحس به العاملين.( ثانيا):العوامل الدافعية :هي العوامل التي لها علاقة بمحتوى الوظيفة وهي العوامل المرتبطة مباشرة في خصائص الوظيفة داتها .مثلالترقية ،المسؤولية ،الانجاز،النمو في العمل) (ج)نظرية الانجاز ماكليلاند) بنيت على فرض ان الفرد يسعى الى اشباع ثلاث حاجات اساسية .ومنها:1-الحاجة الى القوة :ان الافراد الدين يحتاجون الى قوة يركزون على اساليب التي تساعدهم في التاشير واحكام السيطرة على الافراد(يبحثون على المراكز القيادة، يميلون الى المجادلة والنقاش والخطابة ) 2-الحاجة الى الانتماء :يشعرون هؤلاء الاشخاص الى السعي للبحث عن الحب والصداقة وارضاء الاخرين (يميلون الى المحافظة على العلاقات الاجتماعية وتقديم الارشاد ومعاونة الاخرين .3-الحاجة الى الانجاز :يشعرون بتحقيق مستوى عالي من التفوق (يميلون الى النجاح وخوف شديد من الفشل يضعون اهداف يمكن تحقيقها .2)نظرية العدالة (ادم):تعريفه :عدم وجود عدالة عندما يقوم الفرد بمقارنة عوائده مع عوائد الاخرين ، ويمثل الوضع المحرك للدافعية .*عوائد الفرد_جميع ما يضعه الفرد في العمل مثال(جهد)وقت تفكير *المقارنة الادراكية : الوضع (أ)يعبر عن عدالة(سالبة) :الرد هنا يشعر بالظلم لماذا؟(مقارنة مع زميل له يعمل نفس العمل ويبدل الجهد نفسه ولكن يحصل على اجر اعلى منه (أ)انت160< زميلك180الوضع (ب)عوائد الفرد=عوائد زميل له الوضع
8ساعات 8ساعات مدخلاته مدخلات زميل له
(ج)عوائد الفرد>عوائد زميل له
مدخلاته مدخلات زميله
(ب) يمثل الوضع العادل.الوضع ج:عدم عدالة موجبة:يشعر الفرد ان ما يتقاضاه من اجر نتيجة بدله الجهد والعمل نفسه هو اعلى كما يتقاضى زميل له يعمل العمل نفسه. وهنا يشعر بعدم عدالة (موجبة ) 2-الوضع *نتائج العدالة1-ان دافعية العامل تتاثر بنوع وحجم المكافات المتوفرة في الموسسة سواء اكانت معنوية ام مادية 2-نتيجة اجراء المقارنات للعدالة للتخلص من العدالة الموجبة والسالبة . ب)نظرية التوقع(فروم):تقوم على ان دافعية نحو الاداء تتوقف على توقعات الفرد حول امكانية حصوله على عوائد نتيجة القيام بهدا العمل وتقوم على نظرية الاحتمالات نتيجة التقدير الذاتي بناء على الخبرة .*هناك ثلاث محددات تؤثر في القوة الدافعية على الفرد 1) توقع اداء الجهد(توقعات الفرد ومدى نجاحه في اداء المهمات اذا قام ببذل الجهد اللزم لهدا العمل مثال(شخص يريد الترقية فلا بد ان يعرف مادا يعمل وما هي الطريقة التي تجعله يحصل على هده الترقية).2)توقع العائد من الاداء : (توقعات الفرد حول احتمالات حصوله على العائد او المكافئة في حالة نجاحه في اداء العمل المطلوب منه)3) )القيمة المتوقعة للعائد: وتعبر عن قيمة العائد الدي يتوقع الفرد ان يحصل عليه نتيجة اداءه العمل المطلوب منه.*القوة الدافعية نحو العمل=توقع اداء الجهد*توقع العائد من الاداء*القيمة المتوقعة للعائد.مثال:ادا طلب عمل معين اولا ستفكر انت قادر على القيام بهدا العمل ام لا وثم ستفكر كم تحصل ثم تفكر قيمة هدا العائد وادا كان مناسبا سيكون دافعا للعمل*ادا ارادت مؤسسة ما الاستفادة من تطبيق هده النظرية فيجب ان تهتم بالانشطة التالية 1-استخدام التدريب اداة لزيادة فاعلية الاداء2-العمل على ازالة العقبات الادارية3-وضع نظام مناسب من الحوافز يتناسب مع متطلبات ورغبات العاملين4-ربط الحوافز بصورة مناسبة مع الاداء للعاملين3)نظرية التدعيم (التعزيز):اهتمت هده النظرية بتاثر العوامل الخارجية المحيطة بالفرد وعلى سلوكه ودافعيته نحو العمل واعتمدت على قانون الاثر :هو الدي يشير الى ان السلوك الدي يتبعه عوائد سلبية لا يحتمل تكراره.مثال:على قانون الاثر)اعطاء موظف مكافئة مالية نتيجة زيادة انتاجية. جهد الموظف يتكرر عمله ولكن الموظف الدي يخصم من راتبه بسبب غيابه فلا يكرر الغياب .3)طريقة التدعيم(التعزيز):هناك اربع استراتيجيات تدعيمية اساسية في نظرية التدعيم.

مثال عليه لمادا يستخدم اثره نوع التدعيم
منح مكافئة نقدية لتثبت السلوك المرغوببه اثر طيب تقديم حافز ايجابي(تدعيم ايجابي
حرمان من ترقية لاضعاف السلوك الغير مرغوب به له اثر سيء منع حافز ايجابي(عقاب بالحرمان)
الخصم من الراتب/اندار لاضعاف السلوك الغير مرغوب به له اثر سيء تقديم حافز سلبي(عقاب)
عدم الخصم من الراتب لتثبت السلوك المرغوب به له اثر طيب منع حافز سلبي(تدعيم سلبي)
مثال :افترض ان موظف قام بعمل بشكل ممتاز وقيام المدير بالثناء عليه قادر هدا الموظف يقوم بتكرار هدا السلوك من اجل ان يحصل على رضى المدراء ويجب ان يقوم الثواب(الحافز)مباشرة بعد السلوك متى يقوم بتكراره**انواع الحوافز1-الحوافز المادية والمعنوية:هي الانشطة او الوسائل التي تمكن بواسطتها التاثير في معنويات العاملين بشكل مباشر والتي تدفع من مستواه ومستوى انتاجهم أ)الحوافز المادية:ولها شكال1-مكافئات مالية2-زيادة على الراتب3-منح4-هدايا عينية *الحوافز المادية :نوعين:1-حوافز نقدية:نقدا/زيادة2-حوافز عينية :اشياء مادية لها قيمة مادية /تداكر سفر مجانية. ب)معنوية:ولها عدة اشكال 1-القاب 2-سمعة3-شهادات تقدير 4-وسام5-ترقية:تاتي مادي وعنوي نفس الوقت2)الحوافز الفردية والحوافز الجماعية:أ)الحوافز الفردية:تعطي الشخص واحدادا حققت معايير الاداء الموضوعة مثال(تعلن مدرسة عن اعطاء جائزة لمن يحصل على اعلى علامة.*عيبها:تودي الى صرعات وهد يوثر على الاداء 2)الجماعية:تمنح لمجموعة للعاملين مثال(اعلان عن جائزة لافضل شعبة او صف)**هناك ثلاث اساليب للحوافز1)توسيع العمل:اضافة واجبات ومهمات اخرى للعمل الدي يقوم به الفرد على مستواه الاداري نفسه اي التوسيع افقي ويسمى ايضا(عبء الوظيفة )مثال(تضاف وحدات الى موظف الحسابات مهمة الرد على استفسارات العملاء ).* الفائدة من توسيع العمل1-تمكينالعامل من الاطلاع على اجراءات العمل الكلي في دائرته وشعوره انه جزء من هده الدائرة 2-القضاء على حالات الروتين والملل 3-ازدياد ارتباط الموظف في الموسسة 4-يعطي الفرد الشعور بالمسؤولية .*تدوير العمل:هو احد اساليب توسيع العمل وهو انتقال العامل من عمل الى اخر داخل المؤسسة. 2)اغناء الوظيفة :هو اعطاء العاملين في الموسسة فرصا اكثر وحرية اوسع في العملية الادارية وهدا يعني التوسع العمودي اي اعطاء الموظف جزء من المهمات.*نتائج اغناء الوظيفة :1)تحسين معنويات العاملين 2)يزيد احساس العامل بالمشاركة والانجاز.*اهداف اغناء الوظيفة:1-اشعار الفرد باستقلالية وانه مسؤول عن الجزء الدي يعمل فيه 2-تدفع الفرد الى الادراك لانه يودي الى عمل مهما في الموسسة 3-اتاحة الفرص للفرد العامل لاستخدام اكبر قدر ممكن من مهاراته4-تمكين الفرد من ادراك المغزى الحقيقي لمساهمته في تحقيق الاهداف* شروط نجاح اغناء الوظيفة 1-دراسة دوافع العاملين وتحديدها بدقة 2-الادراك الواعي من قبل العاملين بان الهدف من اغناء الوظيفة الوصولالى هدف الموسسة الرئيسي 3)اسلوب الادارة بالاهداف : هي مشاركة الرؤساء لمرؤسيهم في تحديد الاهداف واتخاد القرارت التي توثر عليهم بشكل مباشر .
*العناصر الاساسية للادارة بالاهداف:1-اجتماع الرؤساء والمرؤسين في كل وحدة ادارية لمناقشة الاهداف والنتائج 2-يشترك الرؤساء والمرؤسين في وضع وتحديد الاهداف التي يمكن للمرؤسين عن تحقيقها خلال فترة معينة والاهداف يجب ان تكون واقعية وقابلة للقياس .3-يجتمع الرؤساء والمرؤسين مرة اخرى لدراسة مدى تحقيق تلك الاهداف وتقيمها .4-ادا تبين ان هناك تصورا ما(وضع حلول مناسبة)وتغير تلك الاهداف **نتائج الادارة بالاهداف:1-تحسين مشاركة المرؤسين في الموسسة 2-تحسين موقف الافراد ورفع روحهم المعنوية 3-تخفيض حالات القلق وعدم الاستقرار بالنسبة للمرؤسين *شروط نجاح الادارة بالاهداف 1-تهيئة المديرين نفسيا وعمليا قبل البدء بتنفيد الاسلوب 2-تحسين نظام الاتصالات وتدفق المعلومات في الموسسة 3-تحسين العلاقات الشخصية ضمن الجماعات في الموسسة 4-دعم ومباركة الادارة العليا لهدا الاسلوب وتحمسها له.*مفهوم الاتصالات :هي العملية التي من خلالها ينقل المعلومات والمعاني والافكار من شخص الى اخر والى اخرين بصورة تحقيق الاهداف المنشودة .*ابعاد الاتصال1-ان يكون الاتصال هادفا 2-ان يتم الاتصال من خلال طريقة ما او فعل او سلوك معين.3-ان يكون هناك عدة اطراف لعملية الاتصال او طرفان على الاقل لتحقق العملية اهدافها 2)نشاة الاتصالات وتطورها:1-استخدام لغة الاصوات والاشارة اليدوية 2-استخدام الصور 3-استخدام وسيلة الاتصال الشفوية 4-استخدام الرمز على صوت معين فظهرت الابجدية5-الحاجة الى الكتابة فظهرت الكتابة على الجلود والمعادن ورق الشجر6-ظهرت الطباعة من اجل نشرها للناس.*الاتصال في الاسلام 1-استخدام الاتصال الشخصي2-استخدام الخطابة والمراسلات الورقية *اهم مظاهر الاتصال في الاسلام1-دعوة الرسول في الحكمة والموعظة الحسنة 2-كان الرسول لينا في التعامل مع الناس 3-لغة الرسالة من نفس لغة القوم 4-الاصغاء وحسن الاستماع *اهمية عملية الاتصال في العملية الادارية 1-علاقة الاتصال بالتخطيط(وضحها) لا يمكن التخطيط ان يتحقق الا ادا كان نظام الاتصالات جيد يساعدنا على جمع معلومات والتنبؤ الجيد وعن الظروف الاقتصادية والسياسة والاجتماعية والاقتصادية .2-علاقة الاتصال بالتنظيم وضحه(من خلال نظام الاتصالات جيد يمكننا من معرفة ظروف التنظيم وامكانيته ومشاكله 3-علاقة الاتصال بالتوجيه:ان لم يكن هناك اتصال بينك وبين الرؤساء فتحدث مشاكل النيابه والموظفين4-علاقة الاتصال بالرقابة :تعتمد عملية متابعة وتقييم الاداء العاملين على مشاهدة نشاطته ويتطلب دلك بعض مهارات الاتصال*عناصر الاتصال :1-المرسل:هو مصدر الرسالة التي يقدم المعلومات او الاستفسارات الدي يريد توصيلها الى طرف اخر وهو الدي يختار:1-نوع الرسالة 2-وسيلة الاتصال3-تحديد رموز الرسالة او اللغة المناسبة
*الترميز :هي عملية تحويل الافكار او المشاعر من خلال وسيلة الاتصال تحويلها الى الفاظ او كلمات او صور لها معنى عند المستقبل .2-الرسالة:هي الفكرة او المعلومة التي يتم صياغتها بلغة مفهومة من قبل المرسل وتضمن ما يرغب في ايصاله للمستقبل
*اشكال الرسائل1-حقائق او مفاهيم2-مشاعر الخوف،القلق )3-كلمات،جمل،عبارات3-وسيلة الاتصال:هي الاداة التي تستخدم لنقل الرسالة من المرسل الى المستقبل وهنا يتم التعرف على خصائص الرسالة واهدافها(الهاتف،البريد،التلفاز،الانترنت،الخطابات)4-المستقبل:هو من يتلقى الرسالة ويقوم بفك رموز الرسالة ثم ادراك محتواها والاحاطة بمعناها وهنا يتم التعرف الى خصائص الرسالة 5-التغدية الراجعة :هي رد فعل او استجابة المستقبل على الرسالة التي تلقاها من المرسل(التغدية الراجعة عكس الرسالة)
*لمادا سميت بالتغدية الراجعة؟لانها ترتد من المستقبل الى المرسل لتغديته بالمعلومات التي تجعله قادرا على الاستمرار في عملية الاتصال وتعبر عن دليل وصول الرسالة.6-التشويش:اي عامل يتدخل في عملية الاتصال فينتج عنه تقليل ودقة الاتصال او تعطيله او اعاقته للرسالة او السبب المستقبل *امثلة على التشويش 1-اسبابها المرسل(اعاقة المرسل في الكلام)2-وسيلة التصال(ضعف في الشبكة،البطارية )
3-اسبابها المستقبل(اعاقة في السمع) **اهداف عملية الاتصال بشكل عام:1-تسهيل عملية اتخاد الرقرار في المستويات كافة2-تمكين المرؤسين من تعرف الاهداف والغايات المطلوب من التنظيم تحقيقها 3-تعرف مدى تنفيد الاعمال والمعيقات التي تواجه التنفيد.
* اهداف اتصال الروساء بالمرؤسين 1-تعريفهم الاهداف والساياسات والبرامج والخطط قيد التنفيد 2-توضح المسؤليات الموكله اليهم والصلاحيات الممنوحة3-نقل التعليمات والاوامر اليهم وتوضيحها 4-توجيه العاملين واثارة دافعيتهم للعمل (منح مكافاة)5-الاعتراف بهم افرادا ولاقامة الثقة والاحترام المتبادل
*الاهداف عند الاتصال بالرؤساء1-الاستفسارات بهدف الحصول على توضيح الاوامروالتعليمات التي صدرت عنهم 2-طلب مساعدته في حل المشكلات 3-تزويدهم باجابات على طلباتهم 4-توضيح مستويات الانجاز ومعدلاته ،لكي يتم تقويم الاداء5-تزويدهم بالافكار والاقتراحات لتحسين العمل
*الاهداف عند الاتصال بالنظراء(الافقي)-(زملاء العمل من المستوى الوظيفي1-تبادل المعلومات بين وحدات المستوى التنظيمي الواحد التي تساعد في تحقيق التكامل لانجاز الاعمال والتنسيق فيما بينهم 2-مشاركتهم في الافكار من اجل تحسين العمل3-تزويدهم بالمساعدة التي قد يحتاجونها،مما يدعم صلات التعاون بينهم 4-الاعتراف بهم افرادا ،وخلق مناخ ملائم لتاكيد روح الفريق ورح الجماعة والانتماء للموسسة
** اشكال الاتصال1)الاتصال الرسمي:هي الاتصالات التي تحصل من خلال خطوط السلطة الرسمية المعتمدة بموجب اللوائح والقرارات المكتوبة.*اقسام الاتصالات الرسمية )1-الاتصال النازل:هي التي تتجه من الاعلى الى الاسفل (اي من المستويات العليا الى المستويات الدنيا) ونها يتم تدفق المعلومات من المستويات العليا الى الدنيا
*عيوبه1-يتم بعيدا عن العلاقت الانسانية مما يخلق عزله بين الرؤساء والمرؤسين2-تحدث تحريف للمعلومات ىالتي تنساب من الاعلى الى الاسفل 3-توقع المرؤسين في عدم فهم الاتصال* قنوات الاتصال النازل1-اتصال هاتف2-المدكرات الداخلية 3-اجتماعات 4-تسجيل فيديو5-الملصقات6-المقابلات7-لوحات اعلانية داخلية 8-صحيفة الموسسة9-الرسائل الموجه الى بيوت الموظفين10-حديث موجه الى كل موظف. 2)الاتصال الصاعد(من المستويات الدنيا الى العليا):هي اتصالات التي تتجه من الاسفل الى الاعلى وفيما يتم تدفق المعلومات
* عيبه :من خلاله يتم نقل المعلومات التي تنسجم مع توقعات المدير لمحاولة ارضائهم
* قنوات الاتصال الصاعد1-شكاوي2-تقرير3-اجتماعات4-اقتراحات5-حفلات رسمية6-اتصالات هاتفية * الاتصالات الافقية :هي تبادل المعلومات بين الافراد في المستوى الاداري نفسه .
3)الاتصالات الافقية :هي تبادل المعلومات بين الافراد الذين هم من المستوى الاداري نفسه او الاقسام الاخرى في نفس المؤسسه * مثال (اتصال مدير الانتاج لمدير التسويق)
* من اهم قنوات الاتصال الافقي (اتصالات ،نقاشات ،نقاشات ،رسائل،تقارير،اتصالات هاتفية،مدكرات) 4)الاتصالات القطرية: هي تبادل المعلومات تبين الافراد في المستويات الادارية المختلفة . ليس لهم علاقة تنظيمية مباشرة مثال (اتصال رئيس قسم المالية لتحديد الانتاج
2-اتصال مندوب المبيعات في قسم التسويق لرئيس قسم التسويق شؤون الموظفين. 2)الاتصالات غير الرسمية :هي الاتصالات التي تنشا بطريقة غير رسمية ولا تتضمنها ، اللوائح والاجراءات الرسمية وانما تحددها الصلات الشخصية والعلاقات الاجتماعية والحاجات النفسية للافراد
* ميزات هدا النوع1-تسريع تدفق المعلومات 2-تحسين فهمها3-تنسيق جهود الافراد من اجل تحقيق الاهداف* فوائد الاتصالات غير الرسمية 1-اشباع حاجات الافراد الاجتماعية ،بناء علاقات مع الاخرين.2-التخلص من الملل3-تدليل العقبات التي تتعرض لها الموسسة 4-تعد مصدر للمعلومات المتعلقة بالعمل .* طرق الاتصال :1)الاتصال الكتابي :هو الاتصال الدي يعتمد على الكلمات والالفاظ المكتوبة ولا يتم مقابلة المستقبل وجها لوجه او صوتا لصوت. *ميزات الاتصال الكتابي :1-يمكن المستقبل من دراسة الرسالة ويتمعنها بشكل جيد وحفظها 2-الرجوع اليها وقت الحاجة 3-هدا النوع يدخر امكانية التفكير بحرية واتاحة الفرصة لصياغة الرسالة بشكل جيد 4-ايصالها الى اكبر عدد ممكن من العاملين بسرعة 5-اقل عرضة للتحريف والتشويه 6-تناسب المعلومات الفنية المعقدة7-توصيل البيانات الرقمية المعقدة
* عيوب الاتصال الكتابي:1- لا يوفر سرية للتغدية الراجعة 2-يستغرق وقتا طويلا لكي يعرف المرسل بوصوله الرسالة الى المستقبل 3-ليس كل المدراء فاهمين في صياغة كتابة الرسائل 4-تخلق كما هائلا من الاوراق. 2) الاتصال الشفهي:يتم عادة بين بين المرسل والمستقبل اما وجها لوجه او من خلال الاجتماعات او القاء الخطب امام جمهور (يتم من خلاله استخدام لغة الكلام في توصيل المعلومات الى المستقبل )*ميزات الاتصال الشفهي:1-البساطة والوضوح2-تعطي ردود واضحة بين المرسل والمستقبل 3-تخلق جوا من الالفة والصداقة بين الموظفين والمدراء4-تمتاز بالسرعة مقارنة مع الكتابة * عيوب الاتصال الشفهي: 1-عدم الدقة وعدم القدرة من بعضهم على الاتصال الشفهي 2-فقدان جزء من الرسالة بعد صدورها 3-تودي الى ضياع الوقت وارتفاع التكلفة 4-سوء فهم المستقبل لاقوال المرسل مما يودي الى اخطاء جسيمة . 3)الاتصال غير اللفظي : هو المشاركة بمعلومات من دون استخدام كلمات لنقل الافكار واستخدام التعابير غير اللفظية مثل(نبرات الصوت،استعمال الوجه ولغة العيون وحركة الجسد) وفيه تتم المشاركة بين المرسل والمستقبل في المعلومات دون استخدام كلمات لنقل الافكار *ميزات الاتصال غير اللفظي :1-سرعة في الاتصال والتفاعل مع فرصة فورية للتغدية الراجعة2-غير مكلفة مقارنة مع الغير 3-يقدم فرصة للمرسل ليتعرفوا على بعضهم بشكل مباشر. *اهم انواع الرسائل غير اللفظية:1-لغة الاشارة:هي حركات تعبيرية عن طريق اليد والوجه (حركة الراس للاعلى وتعني الرفض)2-لغة الفعل:هي حركات الجسم والافعال التي يقصد بها استبدال كلمات وتفسير معنى مثال(وجود موظف امام غرفة مديره دهابا وايابا). 3-لغة الموضوع او لغة الاشياء: كل ما يستخدمه المرسل من غير الاشارة والفعل او اللغة للتعبير كما يريد ارساله من مشاعر او احاسيس مثال(ضخامة المكتب). فاعلية عملية الاتصال: هو اتصال الرسالةباقل وقت واقل جهد كما ارادها المرسل.
*لكي تتم عملية الاتصال بشكل فاعل هناك عدة مسؤليات يجب القيام بها*1)مسؤوليات المرسل1)التاكد من غرض الاتصال (يجب التخطيط الجيد للاتصال ومعرفة الهدف منها2)معرفة المستقبل وطبيعته وشخصيته (من اجل تركيب رسالة بالطريقةالتي يفهما المستقبل.3)صياغة الرسالة بشكل مناسب (يتفهمها عنصر التشويق)
**خصائص الرسالة الجيدة 1-الوضوح :اهداف الرسالة واضحة حتى يتجنب المرسل التباس الفهم على المستقبل2-الدقة: يقوم بتحديد المطلوب بطريقة صحيحة ولغة سليمة ولا للتخمينات 3- التاثير :ان تكون قادرة على التاثير حتى تحفز المرسل على الاستجابة
4-البساطة والوضوح:لا تكون طويلة الى درجة الاسهاب او مختصرة5-الاكتمال:تغطية كل النقاط. 4)-اختيار الوسائل الاكثر ملائمة :يعتمد على محتوى الرسالة ومستقبل وبيئته 5)-اختيار الوقت المناسب :مثال(اتصال طويل قيل لاجتماع ما للمستقبل قد يزعجه 6)استخدام التغدية الراجعة :التاكد من وصول الرسالة ولهدف التحقق.
*2)مسؤليات المستقبل أ)الاصغاء و(الانصات) بفاعلية المرسل يعتبر الاصغاء احد اهم المبادىء التي تساعد على فاعلية الاتصال ،لان الاصغاء الجيد للمرسل يجعله يشعر باهمية ما يقول ويشجعه على المزيد من المشاركة والحديث والانفتاح ، ون دون الاصغاء لن يستطيع المستقبل ان يتفهم كلام المرسل او يستجيب له . والاصغاء يتطلب الادراك والفهم والتدبر كما يقول المرسل .
* بعض النصائح للاصغاء الجيد ومنها:1-ايقاف الكلام عند بدء الطرف الاخر بالحديث 2-محافظة المستمع على حركاته ومزاجه 3-اعطاء المرسل والوقت الكافي للحديث دون مقاطعة 4-توجيه بعض الاسئلة للمستقبل بلطف عند الحاجة للمزيد من المعلومات او الوثائق5-الايحاء للمرسل بانك راغب في الاستماع اليه.ب)ان يكون حساسا للمرسل متعاطفا معه،محاولا فهم شعوره بالاضافة الى محتويات الرسالة.ج)تزويد المرسل بالتغدية الراجعة التي تدل على فهمك او عدم فهمك للرسالة
*معوقات الاتصال:هي العوامل او المتغيرات التي تمنع او تعيق عملية تبادل المعلومات والافكار او المشاعر او تاخر ارسالها واستقبالها او حدف اوتشويه معناها مما يؤدي الى رفضها من قبل المستقبل او فهمها بمعنى مختلف كما ارادها مرسلها. معوقات بالنسبة للمرسل1-عدم مخاطبة المستقبل بلغته 2-الحالة النفسية للمرسل التي توثر على شكل المعلومات3-سوء اختيار الرموز والكلامات بحيث يكون للكلمة او العبارة اكثر من معنى مما يودي الى ارباك المستقبل3-عدم الفصاحة في الكلام والكتابه(التلعثم او نطق الكلمات بطريقة غير واضحة)5-عدم اختيار المرسل للوقت او المكان المناسبين للارسال الرسالة *معوقات بالنسبة للمستقبل1-عدم الانتباه من قبل المستقبل2-الفهم الخاطء للمعاني
3-الحالة النفسية للمستقبل 4-تجاهل المستقبل المعلومات التي يتعارض مع ما يعتقد 5-مقاطعة المرسل كثيرا6-اصدرا احكام متسرعة من قبل المستقبل.
*المعوقات بالنسبة للرسالة1-نقص المعلومات الواردة في الرسالة 2-تحريف الملومات بالاضافة او الحذف لبعض اجزاء المهمة3-عدم الترابط بين الاكار والمعاني الواردة في الرسالة4-حذف اجزاء من الرسالة تؤدي الى عدم فهمها
*المعوقات بالنسبة لوسيلة الاتصال :1-استخدام وسيلة لا تتناسب مع وضعية المرسل للرسالة 3-استخدام وسائل لا تتناسب مع الوقت للاتصال مع الاشخاص خارج مكانهم.
*التشويش :نوعان:1)التشويش على المعنى: هو الدي يطرا على الكلمات او العبارات دو الجمل التي تتكون منها الرسالة (كلمة لها اكثر من معنى)-يكون داخلي ويصعب التخلص منه.
2) التشويش المادي :هو الدي يطرا على الوسيلة بسبب مشاكل فنية كالتشويش الالكتروني، صوت صفارة اندار، ازيز الطيرات، التاتاة في الكلام—ينتج عن هدا التشويش فقدان اجزاء من الرسالة او كلها( بلا قافية) او عدم وضوحها- يكون خارجي ويسهل التخلص منه.
* نتائج التشويش على المعنى :1-ارباك المستقبل بعدم معرفته بهده المعاني
* نتائج التشويش المادي:فقدان اجزاء من الرسالة .
*اثر التكنولوجيا في عملية الاتصال1-تساهم التكنولوجيافي كسر العوائق لجعل الاتصال اكثر سهولة2-تلعب دورا مهما في تحسين مستوى الاتصال بين وحدات الموسسة الواحدة. 3-تساهم في تحسين مستوى الاتصال بين الموسسة والبيئة المحيطة بها 4-تسطيع الموسسة من خلال الامكانات الهائلة المتاحة في الحاسوب للحصول على المعلومات اكثر وادق في عملية اتخاد القرار المناسب5-تصبح الموسسة اكثر مرونة واستجابة لمتطلبات العملاء واحتياجاتهم وسرعة التفاعل مع رغباتهم .
* بعض وسائل الاتصال 1-الهاتف:الهاتف الفيديو- نقل الصور والصوت بصورة هائلة2-الناسخ:الفاكس –جهاز يقوم ببث الرسائل او الصور عبر خط الهاتف العادي3-الموتمرات المرئية:توفير الوقت والجهد وعدم السفر من اجل عقد المؤتمرات " هو نقل حي للصورة والصوت" مثال(مركز اثر في الجامعة الاردنية )4-الموجات المتناهية الصغر وتقوم باستقبال واعادة ارسال الموجات الدقيقة التي تحمل الرسائل الى الارض عبر المحطات الموزعة في مناطق المشتركين ويت ارسال واستقبال الموجات عن طريق هوائيات مثبية على سطح القمر الصناعي العلوي المواجه لسطح الارض
.5-الانترنت:عبارة عن شبكة ضخمة من شبكات الحاسوب الممتدة عبر الكرة الارضية بدولها كاملة وهي اتفاقية عملاقة بين ملايين الحواسيب للارتباط مع بعضها.
*فوائد الانترنت:1-الحصول على المعلومات التجارية والاقتصادية واسعار الاسهم2-الحصول على نشران فنية وصناعية3-استخدامه في التعامل التجاري4-القيام بعمليات الدعاية والاعلان والترويج والبيع والشراء5-الاتصال الصوتي المتبادل بالهاتف 6-جمع الاخبار والحقائق وتخزينها في الحاسوب 8-المحادثة بين الافراد9-المحادثة بين الافراد9-البريد الالكتروني.
*دور البريد الالكتروني في عملية الاتصال1-استقبال وارسال الرسائل الالكترونية عبر خطوط الاتصال في الشبكة الى جميع دول العالم وبسرعة2-تكاليف محدودة جدا مع امكانية دمج النصوص والاصوات والصور والفيديو مع هده الرسائل.
*الانترانت:تقوم على مبدا الانترنت نفسه ولكن في داخل الموسسة وهي شبكات حاسوب تستخدم الاتصال ومشاركة المعلومات *الاكسترانت :هي شبكات حاسوب معينة تستخدم الانترنت لتسهيل الاتصال بين الموسسة وجهات معينة من البيئة الخارجية .
*علل ما يلي: 1-ان الاتصال الشخصي يعد من احسن الطرق الاتصال؟لانه يمتاز بالبساطة والوضوح2-تعطي ردود فعل مباشرة وتبادلات سريعة للافكار .
2)علل:يعد الاصغاء والاستماع الجيد للمستقبل من عوامل نجاح الاتصال؟لانه لا يستطيع المستقبل ان يفهم كلام المرسل ويستجيب له الا بالاصغاء3)علل:تحاول كثير من الموسسات التقليل من فرص الاتصال غير الرسمي؟لانه يحدث فجوة بين الاتصالات الرسمية وغير الرسميةاذ قد تكون المعلومات غير دقيقة او مجرد اشاعات مما يعيق مصالح العمل ويؤخر الوصول الى الاهداف.4)الرقابة على محتوى الرسالة يعد عائقا من معوقات عملية الاتصال؟لان حذف بعض اجزاء منها تودي الى صعوبة فهم مقصود اوالغرض من عملية الاتصال.